Contexto

No primeiro semestre de 2016, a Consultoria RH Junior iniciou um projeto para uma clínica odontológica de São Paulo, composta por duas unidades — uma localizada no Centro e outra em Santana.

A unidade do Centro contava com três colaboradores (entre auxiliares e secretária) e seis dentistas, enquanto a unidade de Santana possuía cinco colaboradores e oito dentistas. Em ambas as clínicas, os dentistas trabalhavam de uma a duas vezes por semana.

Na primeira reunião com a gestora, que também atuava como dentista, foram relatadas dificuldades na gestão de pessoas e na administração do negócio. A principal causa desses desafios era a falta de experiência da gestora na área administrativa, já que sua formação era exclusivamente em Odontologia.

Entre os principais problemas identificados, destacavam-se:

• Ausência de uma cultura de feedback na clínica. A gestora não tinha o hábito de dar devolutivas sobre o desempenho da equipe e não se sentia preparada para isso. Além disso, não havia troca de feedbacks entre os próprios membros das equipes.

• Falta de motivação entre os colaboradores, que não percebiam o impacto de seu trabalho nos resultados da clínica nem enxergavam perspectivas de crescimento.

• Desalinhamento sobre normas e regras internas, que não eram claramente comunicadas, resultando em desconhecimento e descumprimento.

Para solucionar essas questões, a RH Junior propôs a aplicação de uma Pesquisa de Clima Organizacional (PCO), com o objetivo de diagnosticar os problemas e identificar pontos de melhoria.

A PCO foi conduzida em duas etapas: qualitativa e quantitativa. A fase qualitativa envolveu entrevistas individuais com colaboradores e dentistas, enquanto a fase quantitativa utilizou questionários estruturados, garantindo uma visão ampla e confiável sobre a cultura interna e as relações de trabalho.

Desafios

Durante o diagnóstico, os consultores identificaram desafios que iam além das percepções iniciais da gestora:

• Ausência de coordenação administrativa centralizada, já que a gestora dividia seu tempo entre as duas unidades e não havia uma pessoa responsável por supervisionar as rotinas.

• Critérios pouco eficazes de bonificação e reconhecimento, que geravam desequilíbrio entre os resultados da clínica e os benefícios concedidos aos dentistas.

• Papéis e funções pouco claros, tanto entre dentistas quanto entre auxiliares, resultando em dúvidas sobre responsabilidades e falhas na execução das atividades.

O desafio principal era estruturar mecanismos de gestão que trouxessem clareza, engajamento e senso de pertencimento às equipes, ao mesmo tempo em que fortalecessem a cultura de comunicação e feedback.

Soluções

A RH Junior desenvolveu um projeto personalizado para a realidade da clínica, estruturado em quatro etapas principais, com foco em cultura organizacional, engajamento e gestão participativa.

1. Imersão e Diagnóstico

A equipe iniciou o trabalho com uma imersão presencial em ambas as unidades, com o objetivo de compreender a rotina, as interações entre dentistas e colaboradores, e os principais desafios da operação.

Durante essa etapa, também foram definidos os cronogramas de entrevistas da PCO e elaborado um roteiro semiestruturado, abordando três eixos centrais:

• Rotina de trabalho e metas.

• Estrutura física da clínica.

• Relacionamento entre os membros da equipe.

Com base nas entrevistas qualitativas, os consultores coletaram informações valiosas que serviram de base para a formulação dos planos de ação.

Na sequência, foi aplicada a etapa quantitativa da PCO, permitindo apresentar à gestora dados objetivos e mensuráveis sobre o clima organizacional.

2. Análise dos Resultados da PCO

Os resultados da pesquisa qualitativa e quantitativa mostraram forte convergência com as percepções da gestora, mas também revelaram novos pontos críticos, como:

• Falta de centralização na cobrança de tarefas e acompanhamento do desempenho.

• Relação de bonificação desequilibrada, na qual dentistas eram recompensados mesmo sem atingir as metas estabelecidas.

• Ausência de definição clara de papéis e responsabilidades, especialmente entre dentistas e auxiliares.

Esses achados serviram como base para a criação de um plano de ação detalhado, voltado à melhoria da comunicação, ao fortalecimento da cultura organizacional e à valorização das equipes.

3. Implementação do Feedback Canvas

O principal plano de ação proposto foi a implantação da ferramenta “Feedback Canvas”, desenvolvida por Matheus Haddad (Webgoal).

Essa ferramenta tem como objetivo facilitar o processo de feedback entre membros da equipe, de forma estruturada e colaborativa.

A metodologia permite que todos os colaboradores expressem suas percepções sobre o desempenho de um colega, promovendo um ambiente seguro, horizontal e participativo.

Para apoiar a implementação, a RH Junior elaborou um vídeo explicativo, abordando o conceito de feedback, sua importância e o passo a passo de uso do canvas.

A aplicação dessa ferramenta foi desenhada para estimular a troca constante de percepções, construir confiança mútua e fortalecer o desenvolvimento individual e coletivo dentro das clínicas.

4. Estruturação de Reuniões Periódicas

Outra solução importante foi a criação de um modelo de reuniões periódicas estruturadas, específicas para cada unidade, com a participação de todos os colaboradores e dentistas.

Esses encontros, a serem realizados a cada dois meses, teriam como objetivo discutir regras, alinhar expectativas, compartilhar informações e ouvir sugestões.

Para organizar as pautas, a RH Junior propôs a utilização de uma caixa de sugestões fixa em cada clínica.

Nela, os colaboradores poderiam depositar formulários padronizados com temas a serem debatidos nas reuniões.

Antes de cada encontro, o gestor analisaria os tópicos enviados, garantindo que todas as sugestões fossem avaliadas de forma participativa e transparente.

Essa iniciativa visava fortalecer a comunicação interna e promover o engajamento coletivo, permitindo que todos contribuíssem para a melhoria contínua das clínicas.

Resultados

O projeto foi considerado extremamente satisfatório tanto pelos consultores quanto pela gestora, que destacou a qualidade, personalização e aplicabilidade das soluções entregues.

A RH Junior conseguiu estruturar um sistema de gestão de pessoas adaptado à realidade da clínica, promovendo melhorias significativas na comunicação, no engajamento e na cultura de feedback.

Com a aplicação do Feedback Canvas, as equipes passaram a trocar percepções de maneira construtiva, fortalecendo a empatia e o senso de colaboração.

As reuniões periódicas criaram um espaço de diálogo aberto e contínuo, reduzindo ruídos na comunicação e aumentando o alinhamento entre dentistas e colaboradores.

Os resultados reforçaram a importância de soluções simples, mas consistentes, na construção de um ambiente de trabalho saudável, participativo e orientado ao crescimento coletivo.

Métricas

O projeto não apresentou métricas quantitativas formais, mas os impactos qualitativos foram amplamente perceptíveis.

A clínica passou a contar com colaboradores mais engajados e comunicativos, além de um ambiente organizacional mais transparente e colaborativo.

O uso do Feedback Canvas e das reuniões periódicas resultou em melhorias visíveis nas relações internas, promovendo um clima de confiança, reconhecimento e alinhamento entre gestores, dentistas e equipes de apoio.